Jakie dokumenty pracownicze należy archiwizować? Jakie metody mogą okazać się tutaj pomocne?

Gromadzenie i przechowywanie dokumentów pracowniczych to jedna z najważniejszych czynności, o której powinna pamiętać każda firma. Odpowiednie zabezpieczenie takich informacji może mieć istotne znaczenie dla pracowników w przyszłości. Jak należy prawidłowo zadbać o dokumentację pracowniczą i jakie dokładnie dokumenty podlegają archiwizacji?

Dokumenty pracownicze podlegające archiwizacji

Prowadząc firmę, trzeba mieć obszerną wiedzę nie tylko z zakresu zarządzania biznesem, ale też tego, jakie dokumenty podlegają archiwizacji. Wbrew pozorom przechowywanie określonych informacji może być z punktu widzenia różnych urzędów i samego pracownika bardzo ważne.

Dokumenty pracownicze, a dokładniej kadrowe to 4 części, gdzie zawarte są poszczególne dane. W każdej z tych części znajdują się ważne dokumenty między innymi: akta osobowe pracowników, listy płac, przebieg zatrudnienia pracownika, ewidencja czasu pracy, dane dotyczące wygaśnięcia stosunku pracy itp.

W czasie przechowywania dokumentów pracowniczych pracodawca musi zadbać o ich poufność, kompletność, czy zapewnienie ochrony przed zniszczeniem. Do tego celu coraz częściej wykorzystywana jest digitalizacja dokumentów, gdzie wszelkie dane zapisywane są na nośnikach danych.

Dlaczego należy stosować się do przepisów dotyczących archiwizacji dokumentów pracowniczych?

Przepisy, które regulują kwestię przechowywania dokumentów pracowniczych, muszą być przestrzegane przez wszystkich pracodawców. Niestosowanie się do tych regulacji grozi nałożeniem kary nawet w wysokości 30 tys. złotych.

W zależności od decyzji pracodawcy, dokumenty mogą być gromadzone w formie cyfrowej lub papierowej. Warto jednak zauważyć, że ta ostatnia forma jest już mniej popularna i nie zapewnia tak wysokiej ochrony, jak digitalizacja.

Czy firmy chętnie wykorzystują nowoczesne rozwiązania dotyczące archiwizowania dokumentów?

Obecnie wiele firm dąży do wdrożenia nowoczesnych rozwiązań. Dotyczy to każdego działu, nie tylko kadr i płac. Chociaż trzeba wiedzieć, że to właśnie tam, gdzie mamy do czynienia z dokumentacją pracowniczą często zaczyna się przygoda z nowoczesnymi rozwiązaniami.

Przekształcanie dokumentów w formę cyfrową bądź otrzymywanie i przekazywanie danych już w tej postaci, jest ogromnym udogodnieniem dla przedsiębiorstw. Wpływa to na większe bezpieczeństwo, komfort pracowników i łatwiejszy dostęp do różnych danych. Unowocześnianie firm to popularny krok, jaki wybierają przedsiębiorcy.