Jak przygotować dokumenty do kontroli ZUS? Co może przyspieszyć przeprowadzenie kontroli?

Kontrola w firmie to czas, kiedy urzędnicy sprawdzają, czy przedsiębiorstwo działa zgodnie z obowiązującym prawem oraz czy nie doszło do popełnianie żadnych błędów. Wyróżniamy kilka rodzajów kontroli, gdzie jedną z nich jest kontrola z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Jest to często stresujący okres dla przedsiębiorcy, dlatego warto wiedzieć, jak należy przygotować się do takiej kontroli.

Kontrola ZUS – co powinniśmy wiedzieć?

Każda firma powinna się odpowiednio przygotować do kontroli bez względu na to, jaki organ będzie ją przeprowadzał. W przypadku kontroli z ZUS należy przygotować dokumentację z 5 ostatnich lat.

Zakres kontroli z tej instytucji obejmuje dokumentację dotyczącą płac, podpisywanych umów, wyliczanych składek itp. Poza tym dobrze jest także przechowywać wszelkie potwierdzenia dotyczące płatności, przelewów, a także inne dokumenty potwierdzające płatności.

Obecnie wiele przedsiębiorstw decyduje się na elektroniczny obieg dokumentów księgowych, ponieważ jest to duże ułatwienie dla firmy oraz znacznie ułatwia przeprowadzenie kontroli. Korzystając z takiego rozwiązania, mamy pewność, że cała dokumentacja będzie na swoim miejscu. Co więcej, znalezienie poszczególnych dokumentów będzie dużo prostsze.

Jak ZUS informuje o kontroli?

Jeżeli przedsiębiorstwo działa zgodnie z prawem, kontrola nie powinna być powodem do obaw. W momencie, gdy ZUS ma zamiar skontrolować działalność gospodarczą, wysyła zawiadomienie do danej firmy. Czas od otrzymania zawiadomienia do rozpoczęcia kontroli może wynosić od 7 do 30 dni.

Właściciel firmy powinien zadbać o to, aby organ przeprowadzający kontrolę miał dostęp do wszystkich wymaganych dokumentów. Ważne jest również zapewnienie odpowiednich warunków osobom, które będą odpowiedzialne za przeprowadzenie kontroli, ponieważ wpłynie to na komfort, a tym samym tempo wykonywanych czynności.

Co wpływa na czas kontroli?

Czas, przez jaki będzie trwała kontrola, zależy przede wszystkim od wielkości i rodzaju firmy. Oprócz tego na okres ten ma także wpływ porządek w dokumentacji oraz to, czy zostaną znalezione ewentualne nieprawidłowości.

W firmach, gdzie dokumenty są przechowywane w formie elektronicznej czynności związane z kontrolą, są znacznie prostsze, a także mogą szybciej przebiegać. Elektroniczny obieg dokumentacji wpływa również na zarządzanie firmą, ponieważ wszystko znajduje się w jednym miejsce, a przedsiębiorca ma do wszystkiego wgląd. Pozwala to na ocenę tego, jak działa firma oraz wychwycenie występujących nieprawidłowości.